觀光產業個人資料檔案安全維護自主檢查表

公司名稱： □有限公司 □股份有限公司
經營業別：旅行業/觀光遊樂業/觀光旅館業/旅館業/民宿（請自行圈選）
保有個人資料筆數： 筆	檢查日期： 年 月 日
具對外電子商務服務系統：□是 □否
檢查項目	檢查內容	檢查結果	說明	備註
1.消費者個人資料檔案安全維護計畫	是否訂定「消費者個人資料檔案安全維護計畫」	□是 □否 □不適用	依據交通部指定觀光產業類非公務機關個人資料檔案安全維護計畫及處理辦法(§4&§5)訂定。
2.配置管理之人員及相當資源	是否設有個人資料管理單位或適當組織？	□是 □否	如個資管理單位組織圖、分工及相關辦法，並提出個資窗口所協助之各項個資保護工作事項，如：參與會議、盤點及風險評鑑工作、事件處理等。
3.界定個人資料之範圍	是否每年定期清查其所保有之個人資料檔案及其蒐集、處理或利用個人資料之作業流程，據以建立個人資料檔案清冊及個人資料作業流程說明文件？	□是 □否	如個人資料檔案清冊及個人資料作業流程說明文件，並經權責主管核定之紀錄。
4.個人資料之風險評估及管理機制	是否每年定期評估其因蒐集、處理或利用個人資料可能面臨的法律或其他風險，並訂定適當之管控及因應措施？	□是 □否	如風險評估過程底稿、風險評鑑報告及風險處理計畫。
5.事故之預防、通報及應變機制	5.1個資事故應變機制是否包含降低、控制事故對當事人造成損害之作法？	□是 □否	有個資事故應變機制，機制中說明對降低、控制事故對當事人造成損害之作法。
5.2個資事故應變機制，是否包含適時以電子郵件、簡訊、電話或其他便利當事人知悉之適當方式，通知當事人事故之發生與處理情形，及後續供當事人查詢之專線與其他查詢管道？	□是 □否	有個資事故應變機制，機制中說明對通知當事人之作法。
5.3個資事故應變機制，是否包含避免類似事故再次發生之矯正及預防機制？	□是 □否	有個資事故應變機制，機制中對避免類似事故再次發生之矯正及預防機制。
5.4是否就個資事件之重大事故定義，及重大事故之通報流程為何？	□符合 □不符合 □不適用	考量法規並未明定業者應就重大事故定義、針對重大事故有不同之通報流程，爰本項僅為宣導性質，建議業者遇重大事故時宜加大力道、加速處理，以減少損失。
6.蒐集、處理、利用作業	6.1資料蒐集、處理是否具備特定目的並具有法定要件？	□是 □否	有最新個資盤點資料，確認皆已識別個資蒐集、處理之保有依據。
6.2個人資料之利用，是否符合特定目的之範圍？	□是 □否	有最新個資盤點資料，確認皆已識別個資的利用為符合特定目的範圍。
6.3是否有目的外之利用？	□是 □否
6.3.1目的外利用是否符合法定要件？	若6.3勾選勾選「是」請續填 □是 □否	如有目的外利用，應有其符合之法定要件。
6.4是否依規定取得當事人同意（當事人同意之情形）？	□是 □否	蒐集客戶個資並取得當事人同意之情形，有告知同意書或相關佐證。
6.5是否履行告知義務？	□是 □否	有告知同意書或相關佐證。
6.5.1未履行告知義務時，是否符合免告知之情形？	若6.5勾選勾選「否」請續填 □是 □否	免告知可參考個資法第8條第2項。
6.6是否已於首次行銷時提供當事人表示拒絕行銷之管道？如需費用是由公司支付所需費用？	□是 □否	依個資法第20條第3項，應有提供當事人拒絕行銷之方式，例如，提供免付費電話、免費回郵等佐證。
6.7是否依當事人拒絕接受行銷之要求，立即停止利用其個人資料為行銷，並周知所屬人員或採行防範所屬人員再次行銷之措施？	□是 □否	當事人拒絕接受行銷後公司的作業流程，以防範所屬人員再次行銷之措施。
7. 資料安全管理及人員管理	7.1是否識別業務內容涉及個人資料蒐集、處理或利用之人員？	□是 □否	有個資管理單位組織圖、分工及相關辦法，以及個人資料檔案使用清查紀錄等。
7.2是否依其業務特性、內容及需求，設定所屬人員接觸消費者個人資料之權限，並定期檢視其適當性及必要性？	□是 □否	承上，依個人資料檔案使用清查紀錄，針對資料夾、系統權限進行帳號權限清查，有相關審查紀錄。
7.3是否與所屬人員約定保密義務？	□是 □否	有所屬人員清單（正職、短期約僱）及所簽署之保密切結書，包含個資保密等條款。
7.4是否要求人員離職時，返還保有消費者個人資料之載體，並刪除因執行業務而持有之消費者個人資料？	□是 □否	所屬人員清單（正職、短期約僱）及所簽署之保密切結書或離職單，包含返還保有消費者個人資料之載體，並刪除因執行業務而持有之消費者個人資料之資訊。
7.5消費者個人資料有加密之必要者，於蒐集、處理或利用時，是否採取適當之加密措施？	□是 □否	依個人資料檔案清冊盤點，確認個人資料檔案位置，針對其存放地點的安全性進行說明，包含： 1.針對個資電子檔案之控管規範，例如將個人資料檔案置於公用電腦、網路共用資料夾或系統中，是否進行加密或遮蔽？並有檢查結果。 2.針對紙本的資料是否安全存放？並有檢查結果。
7.6傳輸消費者個人資料時，是否依不同傳輸方式，採取適當之安全措施？	□是 □否	有對外傳送個資檔案之相關規範。例如以電子郵件傳送敏感之個資檔案時，是否採加密機制，並有相關佐證。
7.7消費者個人資料有備份之必要者，是否對備份資料採取適當之保護措施？	□是 □否	有資料備份機制並有相關規範制度文件。
8.認知宣導及教育訓練	8.1是否定期對實施所屬人員之個人資料保護與管理認知宣導及教育訓練？所屬人員是否明瞭上課內容？	□是 □否	對所屬人員進行教育訓練，並留有簡報、各項相關課程簽到表（需含授課日期）及課後評量結果。 上課內容應包含個人資料保護相關法令之要求、人員之責任範圍及各項個人資料保護相關作業程序。
9. 設備安全管理措施	9.1是否依據作業內容及環境之不同，實施必要之安全環境管制？	□是 □否	對存放儲存媒介物（放置個人資料的系統主機、辦公室）之環境相關消防、監控、進出入等控管措施，並有相關證明。
9.2是否妥善維護並控管個人資料蒐集、處理或利用過程中所使用之實體設備？	□是 □否	定期檢查或維護更新設備，如系統主機、防火牆、個人電腦等，並有定期檢查及維護紀錄。
9.3是否針對不同作業環境，建置必要之保護設備或技術？	□是 □否	有消防、監控設備（如防火牆）等管理/維護紀錄。
10. 資料安全稽核機制	10.1是否每年定期由適當組織執行資料安全內部稽核並提出評估報告？	□是 □否	有資料安全稽核機制之作法，且包含稽核之頻率及執行方式，並有最近一次之評估報告。
10.2是否採取改善措施以持續改善資料安全維護？	□是 □否	有持續改善之作法，及檢視或修正之紀錄，如矯正單/追蹤紀錄。
11. 使用紀錄、軌跡資料及證據保存	11.1是否保存個人資料提供或移轉第三人之紀錄？	□是 □否	若有保存個人資料提供或移轉第三人，留有紀錄/合約規範。
11.2是否保存當事人行使個資法第三條之權利及處理過程之紀錄？	□是 □否	當事人行使個資法第3條之權利及處理過程，若過去有發生有相關紀錄，若無發生應提供當事人合適管道，如個人資料當事人權利行使申請書。
11.3是否保存個人資料或儲存個人資料媒體之刪除、停止處理、利用或銷毀之原因、方法、時間及地點等紀錄？	□是 □否	依個人資料檔案清冊盤點，清冊上的資料若有進行刪除、停止處理、利用或銷毀，有個人資料或儲存個人資料媒體之刪除、停止處理、利用或銷毀之原因、方法、時間及地點等紀錄。 如電子檔案銷毀、紙本檔案碎紙等之執行紀錄，登記在個人資料銷毀紀錄表。
11.4是否保存人員權限新增、變動及刪除之紀錄？	□是 □否	有人員權限新增、變動及刪除之紀錄，如帳號異動申請表。
11.5是否保存消費者個人資料之蒐集、處理及利用紀錄，以及自動化機器設備之軌跡資料？	□是 □否	依個人資料檔案清冊盤點，其存放的機器設備中，留有軌跡資料。有消費者個人資料之蒐集、處理及利用紀錄，以及自動化機器設備之軌跡資料，提醒資料應留存五年（交通部指定觀光產業類非公務機關個人資料檔案安全維護計畫及處理辦法第19條第3項）。
12. 個人資料安全維護之整體持續改善	12.1是否定期就個人資料安全維護議題召開會議並提出持續改善報告？	□是 □否	有相關個人資料安全維護議題會議之記錄。
12.2是否訂定個人資料管理（或安全維護）辦法並定期檢視更新？	□是 □否	有個人資料管理或安全維護辦法以及完整之版本資訊，包含但不限於日期、提報人及核定人等相關資訊。
13.委託作業	13.1委託他人蒐集、處理或利用個人資料之全部或一部時，是否要求受託人依委託人應適用之規定為之？	□是 □否 □不適用	合約中有個資相關條款，應有個資委外之廠商清單及合約文件。
13.2委託他人蒐集、處理或利用個人資料之全部或一部時，是否於委託契約或相關文件明確約定適當之監督事項及方式？	□是 □否 □不適用	合約中有約定個人資料適當之監督事項及方式，符合個人資料保護法施行細則第8條第2項之要求。
13.3委託他人蒐集、處理或利用個人資料之全部或一部時，是否確實執行監督？	□是 □否 □不適用	對委外廠商之監督方式或委外稽核報告以及稽核缺失追蹤情形。
13.4是否要求受託者僅得於委託機關指示之範圍內，蒐集、處理或利用個人資料？	□是 □否 □不適用	合約中是否有相關條款，並有個資委外之廠商清單及合約文件。
13.5是否要求受託者認委託機關之指示有違反本法、其他個人資料保護法律或其法規命令者，應立即通知委託機關？	□是 □否 □不適用	依據個人資料保護法施行細則第8條。應有個資委外之廠商清單及合約文件或其他地方有指示委外廠商之證明。
14. 使用資通訊系統蒐集、處理或利用個人資料-消費者個人資料達8千筆，且具對外電子商務服務系統者	14.1是否採行使用者身分確認及保護機制？（基準日：○年○月○日，下同）	□是 □否 □不適用	帳號皆能辨識使用者，應有帳號權限清查紀錄單。
14.2是否採行個人資料顯示之隱碼機制？	□是 □否 □不適用	如系統之個人資料顯示之隱碼機制，應有相關佐證紀錄。
14.3是否採行網際網路傳輸之安全加密機制？	□是 □否 □不適用	如網際網路傳輸之安全加密機制，應有相關佐證紀錄。
14.4是否採行個人資料檔案及資料庫之存取控制與保護監控措施？	□是 □否 □不適用	如能看到個人資料之權限有進行限縮。 應有帳號權限清查紀錄單。
14.5是否採行防止外部網路入侵對策？	□是 □否 □不適用	有進行系統監控。如設置防火牆、設置入侵偵測和防禦系統（IDS/IPS）、強化身份驗證、安全更新和Patch管理、安全配置、網路分段、加密、定期備份、教育訓練、監控和日誌管理、緊急應變計畫、安全政策和程序等。
14.6是否採行非法或異常使用行為之監控與因應機制？	□是 □否 □不適用
14.7前2項之防止外部網路入侵對策及非法或異常使用行為之監控與因應機制，是否定期演練及檢討改善？	□是 □否 □不適用	針對系統進行演練作業，有系統演練紀錄，紀錄中包含演練檢討。
15. 個資存放雲端之安全控管	15.1是否確保個人資料放在雲端上的安全？	□是 □否	若有放於雲端，請確認Database的安全以及放置的國家，並提出相關佐證（如雲端業者出具的證明書）。
16. 發生個資事件之處理	16.1近兩年內是否發生個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害情形之個資事件？	□是 □無	若是，請提供通報記錄等相關佐證。
16.2是否就個資事件委請公正之第三方進行調查？	16.1勾選「是」請續填 □是 □否	如就個資事件聘請第三方資安廠商調查並出具報告。
16.3是否即時且適當的通知當事人？	16.1勾選「是」請續填 □是 □否	如向用戶說明事件緣由及防護措施之通知。
16.4是否就事件的發生進行根因分析，並提出強化措施？	16.1勾選「是」請續填 □是 □否	如事件報告、強化措施的實施情形以及相關內部會議紀錄。
17.個人資料庫之共享使用	17.1是否有其他關係企業或主體共享使用本公司所蒐集之客戶個人資料庫？	□是 □否	若是，請說明具體共享使用之主體名稱，以及共享使用之原因及安全控管措施。另有告知當事人之佐證。
17.2是否使用其他關係企業或主體所蒐集之客戶個人資料庫加以處理及利用？	□是 □否	若是，有於處理及利用前告知當事人之佐證。
18.其他
本公司保證所填資料及檢附文件均為真實，如有不實，願負一切法律責任。
公司（經營業者）簽章：

備註：各公司應依個人資料保護法及交通部指定觀光產業類非公務機關個人資料檔案安全維護計畫及處理辦法落實個資保護機制，故不限於本表所列項目。